Gouvernance des renseignements personnels

La loi du Québec (Loi 25) demande à chaque entreprise de publier, en termes simples, les règles qu’elle s’impose pour protéger les renseignements personnels tout au long de leur vie : collecte, utilisation, communication, conservation et destruction.

Cette page décrit ces règles chez Basileia. Elle complète la politique de confidentialité, qui explique quels renseignements nous traitons et pourquoi.

Personne responsable de la protection des renseignements personnels : Armand Okedje, fondateur de Basileia Domination inc. Courriel : [email protected].

Elle approuve ces règles, répond aux demandes et aux plaintes, tient le registre des incidents et décide des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Modérateurs et personnes de l’équipe : ils n’accèdent qu’aux renseignements nécessaires à leur tâche (par exemple, un modérateur voit les pièces d’une demande de vérification de page, pas les messages privés), s’engagent à la confidentialité et perdent leur accès dès qu’ils quittent leur fonction.

Prestataires : ils traitent les renseignements pour notre compte, sous contrat, et seulement pour leur mission. La liste figure dans la politique de confidentialité.

Nous ne demandons que ce qui sert une fonction précise. À l’inscription : nom, courriel, pays, date de naissance et genre (âge minimum et protection des mineurs). Le reste du profil est facultatif.

Les renseignements les plus personnels (courriel, téléphone, date de naissance complète, contacts d’urgence, notes bibliques personnelles) sont rangés à part et ne sont lisibles que par leur titulaire. Les règles de sécurité de nos serveurs l’imposent, pas seulement l’application.

Nous gardons un renseignement tant qu’il sert la raison pour laquelle il a été recueilli, puis nous le détruisons ou l’anonymisons : · Compte et contenus : tant que le compte est actif. Après une demande de suppression, 30 jours pour changer d’avis, puis effacement du profil, des publications, commentaires, messages privés, pièces jointes, pages et données privées. · Compte courriel jamais confirmé et sans activité : supprimé 30 jours après sa création, après des rappels et un dernier avertissement. · Compte de moins de 15 ans sans accord parental : suppression programmée à la date limite indiquée à l’ado (7 jours, 14 jours pour les comptes existants), puis 30 jours pour la rattraper. · Pièces de vérification d’une page : réservées aux modérateurs, supprimées avec la page. · Vérification Rencontre : le selfie est détruit après la décision ; la décision minimale et sa trace d’audit sont supprimées après un an. Elles sont supprimées ou désidentifiées plus tôt si le compte est supprimé. · Stories : supprimées automatiquement à leur expiration. · Signalements : supprimés un an après la décision (ceux en cours d’examen sont conservés) ; ceux d’un membre qui supprime son compte deviennent anonymes. · Traces de paiement : conservées le temps exigé par les lois fiscales et comptables. · Gestion d’église : les dons sont conservés tant que la page de l’église existe (reçus fiscaux) ; la liste des personnes présentes à un événement est effacée après 2 ans (seul le nombre de présents est gardé) ; la fiche d’un membre (statut, notes pastorales) est supprimée quand il quitte l’église ; tout est supprimé avec la page. · Registre des incidents de confidentialité : 5 ans après la prise de connaissance de l’incident.

Toute personne peut télécharger elle-même ses renseignements (Paramètres › Confidentialité › Télécharger mes données). Elle peut aussi demander à les consulter, les corriger, les recevoir dans un format structuré ou les faire supprimer, ou demander qu’une personne revoie une décision automatisée, en écrivant à [email protected].

Nous vérifions l’identité du demandeur (par exemple en répondant depuis son compte), puis nous répondons gratuitement dans les 30 jours. Un refus est motivé et indique le recours possible devant la Commission d’accès à l’information.

Un parent relié au compte d’un enfant de moins de 15 ans peut exercer ces droits pour lui.

Une plainte sur la façon dont nous traitons des renseignements personnels s’adresse à [email protected]. Nous en accusons réception, l’examinons et répondons par écrit dans les 30 jours, avec les mesures prises.

Si la réponse ne satisfait pas, la personne peut s’adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou à l’autorité de protection des données de son pays.

Un incident est un accès, une utilisation, une communication ou une perte de renseignements personnels non autorisés.

Dès qu’un incident est connu : nous prenons les mesures pour en limiter les conséquences ; nous évaluons le risque de préjudice sérieux (sensibilité des renseignements, conséquences possibles, probabilité de mauvaise utilisation) ; si ce risque existe, nous avisons sans délai la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées, et dans les 72 heures l’autorité européenne compétente lorsque des membres de l’Union européenne sont touchés.

Chaque incident, même mineur, est inscrit au registre des incidents.

Avant d’ajouter un système ou un prestataire qui traite des renseignements personnels, ou de communiquer des renseignements hors du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : nécessité, sensibilité, protection offerte par le prestataire et le pays, mesures pour réduire les risques. Par exemple, toute modération assistée par intelligence artificielle sera évaluée avant d’être mise en service.

Les nouvelles fonctions sont conçues avec les réglages les plus protecteurs par défaut.

Les mineurs bénéficient de protections renforcées, appliquées par nos serveurs : invisibles pour les adultes dans la recherche et les suggestions, aucun message d’un adulte qui n’est pas leur ami, ni publicité, ni paiement. Avant 15 ans, un parent doit confirmer le compte ; il peut suivre les amis de son enfant sans lire ses messages privés.

Ces règles sont revues au moins une fois par an et à chaque changement important du service. La date de mise à jour figure en haut de la page.